Penundaan Pengumuman Hasil Ujian sebagai Momen bagi UT untuk Berbenah

Penundaan Pengumuman Hasil Ujian sebagai Momen bagi UT untuk Berbenah

Hari ini, 6 Juli 2018, seharusnya menjadi hari yang mendebarkan bagi mahasiswa UT, utamanya jurusan NON-PENDAS. Pasalnya, berdasarkan kalender akademik, hari ini adalah hari di mana hasil ujian periode 2018.1 akan diumumkan. Untuk melihat hasil ujian, banyak mahasiswa yang rela bergadang tengah malam untuk menghindari server jebol yang sudah lumrah terjadi di hari pengumuman. Oleh karena itu, para mahasiswa berlomba-lomba mencari waktu terbaik untuk mengetahui hasil ujian mereka secepatnya, apakah memuaskan atau justru mengecewakan.

Namun, usaha itu harus berakhir dengan kekecewaan. Karena hingga tenggah hari, belum ada mahasiswa yang berhasil mengakses nilai ujian. Dan ternyata diumumkan di website UT bahwa pengumuman ujian ditunda hingga 11 Juli (untuk alasan yang tidak diketahui). Hal ini pastinya membuat mahasiswa geram bukan kepalang. Apa yang mereka tunggu lama tidak kunjung datang dan malah menjadi penantian yang semakin panjang. Bahkan, karena saking tidak terimanya, ada seorang mahasiswa yang memasang tagar #2019gantirektorUT dan yang lainnya marah-marah tak karuan di kolom komentar di grup Facebook ofisial Universitas Terbuka, dengan menyatakan bahwa UT tidak profesional, tidak disiplin, manajemennya buruk, layanannya tidak memuaskan, dan sebagainya.

Membaca komen-komen tak mengenakkan tersebut, saya pribadi tidak bisa menyalahkan mereka sepenuhnya. Sebagai mahasiswa UT, jujur saja, saya juga merasa kecewa. Tetapi saya memilih untuk tidak memperkeruh suasana dengan ikut mencaci institusi yang saya cintai dan banggakan. Karena bagaimana pun ini adalah kampus saya, di mana saya menimba ilmu di sini dan mendapatkan banyak manfaat darinya. Akan tetapi, hal ini bukan berarti pula bahwa saya menerima penundaan mendadak ini dengan lapang dada begitu saja. Sebagai mahasiswa, saya juga turut memiliki tanggung jawab untuk menjaga reputasi dan kualitas kampus saya untuk tetap berjalan sebagaimana mestinya, baik ke dalam (mahasiswa) maupun ke luar (masyarakat).  

Oleh karenanya, pada kesempatan ini, ijinkan saya selaku mahasiswa memberikan masukan sebagai bahan pembenahan UT untuk kedepannya. 

1. Publikasi nilai tepat waktu
Tidak diragukan lagi bahwa setiap mahasiswa UT sangat menunggu-nunggu nilai ujian keluar. Setelah melewati ujian semester yang berat dan menguras pikiran, mahasiswa berharap dapat segera melihat hasil belajar mereka. Bagi yang sudah bekerja dan berkeluarga, mempelajari buku-buku kuliah dan mengerjakan tugas tuton bukanlah tugas mudah. Mereka harus membagi waktu untuk belajar, bekerja, dan keluarga. Sehingga wajar jika mereka ingin mengetahui kerja keras mereka secepatnya. 
Sebagai institusi yang menaungi banyak mahasiswa berstatus pekerja dan kepala rumah tangga, UT seharusnya menyadari hal ini dengan sangat baik. Akan menjadi bijaksana rasanya apabila UT tidak menunda-nunda lagi pengumuman hasil ujian, mengingat sudah ada jarak yang cukup lama antara ujian dan pengumuman. 
Dan menyinggung masalah nilai ini, percaya atau tidak, banyak mahasiswa yang mencoba mengecek nilai sebelum tanggalnya, dengan harapan nilai mereka telah tersedia. Lalu, bisa dibayangkan betapa sedihnya mereka jika pengumuman ternyata ditunda. Hemat saya adalah, kalau UT memang tidak bisa mempublikasikan seluruh nilai mata kuliah secara bersamaan karena belum terkumpul semua, lebih baik mengunggah nilai yang telah ada saja, ketimbang tidak ada publikasi nilai sama sekali.  

2. Disiplin waktu
UT adalah institusi perguruan tinggi yang telah mendapatkan pengakuan baik nasional maupun internasional. Label “negeri” yang tersemat mengukuhkan UT sebagai institusi besar dan sudah seyogyanya menjadi simbol kebanggaan bagi semua mahasiswa dan pegawainya. Jadi, jangan sampai kebanggaan dan kepercayaan mahasiswa hilang dan reputasi UT sebagai PTN berstandar dunia menurun gara-gara tidak disiplin waktu. Jangan sampai di lingkungan akademis mahasiswa diminta tepat waktu dalam melakukan registrasi, membayar SPP, mengikuti tuton, dll., tetapi institusi sendiri tidak disiplin dalam menjalankan kewajibannya kepada mahasiswa, dalam hal ini, mengumumkan nilai. 
Bukankah UT butuh waktu untuk mendapatkan kepercayaan mahasiswa, mengubah persepsi masyarakat agar menerima UT sebagai “kampus kaum muda” yang semula dianggap “kampus orang tua”? Jangan sampai pencapaian besar yang telah diraih ini berhenti, karena banyak mahasiswa tidak puas dengan layanan UT sehingga tidak merekomendasi UT sebagai tempat belajar yang baik. Dengan demikian, UT perlu berbenah dengan memberikan pelayanan terbaik kepada para mahasiswa, karena mereka, disadari atau tidak, adalah agen yang akan menyebarluaskan UT di masyarakat. 

3. Perbaikan manajemen 
Secara tidak langsung, penundaan pengumuman ini menunjukkan adanya masalah manajemen serius di lingkungan intern UT, khususnya di departemen atau divisi nilai. Mengingat penundaan ini tidak terjadi kali ini saja dan, yang lebih memprihatinkan, pengumumannya dilakukan di hari H-nya. Hal ini seperti menyiratkan bahwa waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan publikasi nilai mahasiswa tidak diestimasikan dengan tepat. Sehingga baru diumumkan pada hari H, setelah diketahui data belum terinput semuanya.
Selain penundaan pengumuman, terdapat juga masalah lain yaitu server error. Masalah ini sebetulnya bukan masalah baru sebab sering kali terjadi ketika akses ke situs-situs UT sedang tinggi, seperti saat pengumuman nilai, registrasi mata kuliah, dan order buku TBO. Tentunya, masalah server ini membuat tidak nyaman dan dapat menyebabkan mahasiswa tidak bisa melakukan registrasi untuk semester berikutnya dan tidak bisa memesan BMP untuk belajar. Sebagai tambahan untuk TBO, sejumlah mahasiswa menemukan nomor billing tidak valid ketika hendak dibayar di bank dan kontak TBO tidak bisa dihubungi (perlu ditelusuri lebih lanjut).
Masalah selanjutnya terkait respon Hallo UT dan tutor tuton. Berdasarkan pengalaman pribadi, tiket pertanyaan yang diajukan ke Hallo UT bisa direspon hingga 3 hari berikutnya, meski prioritas pesan berstatus “high”. Dan SMS yang dikirim bisa tidak dibalas dan telpon tidak dijawab. Sementara tutor tuton banyak yang tidak aktif saat tuton berjalan. Seolah hanya memberikan instruksi dan tugas, tanpa bersedia menanggapi pertanyaan atau diskusi mahasiswa yang mengalami kesulitan dan tidak memperlihatkan nilai yang diperoleh mahasiswa atas tugas-tugas yang mereka kumpulkan.
Melihat masalah-masalah di atas, rasanya perlu dilakukan perbaikan manajemen secara mendalam di lingkungan intern UT. Perbaikan dapat dimulai dengan mengevaluasi departemen terkait serta meningkatkan koordinasi dengan seluruh tutor, UPBJJ, dan badan usaha yang bersangkutan. Yang tak kalah penting di sini adalah mengumumkan penundaan hasil ujian beberapa hari sebelum hari H (jika memang terpaksa), supaya para mahasiswa tidak merasa kecewa berat.

Tulisan ini saya tulis sebagai bentuk kepedulian saya terhadap UT, yang sebentar lagi akan saya tinggalkan. :)